La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une obligation mensuelle qui permet d’envoyer de façon dématérialisée les données nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées.
Quel que soit le secteur d’activité ou le statut juridique de l’entreprise, tous les employeurs du secteur privé qui paient des salariés doivent remplir une DSN.
Comment fonctionne la DSN ?
La DSN est produite à partir d’un logiciel de paie permettant de fournir deux types d’informations :
- Les données concernant la paie du salarié
- Les événements concernant les périodes d’activité du salarié : arrêt de travail, maladie, maternité, paternité, fin de contrat, etc.
Cette déclaration a deux fonctions :
- Calculer et payer toutes les cotisations sociales
- Informer automatiquement tous les organismes sociaux (France Travail, CPAM, Urssaf, Agirc-Arrco, organismes complémentaires de santé…) des données concernant les salariés (leurs rémunérations, leurs activités, etc.).
La DSN se transmet une fois par mois, durant le mois suivant la période d’emploi rémunérée.
La date diffère selon l’effectif de l’entreprise :
- Si l’entreprise emploie moins de 50 salariés, la DSN doit être faite au plus tard le 15 du mois qui suit la période de travail rémunérée.
- Si l’entreprise emploie 50 salariés et plus, la DSN doit être faite au plus tard le 5 du mois qui suit la période de travail rémunérée.
Entre deux DSN mensuelles, il est possible d’effectuer une DSN pour signaler un événement survenu.
Cette DSN doit être faite dans les 5 jours suivants l’événement.
Les événements concernés sont les suivants :
- Arrêt de travail (en cas de maladie, maternité, paternité, etc.)
- Reprise anticipée (lorsque le salarié reprend son travail avant la date de fin d’arrêt de travail)
- Fin de contrat de travail (lors du départ d’un salarié de l’entreprise quel que soit le motif)
Comment effectuer une déclaration sociale nominative (DSN) ?
Voici les étapes clés à suivre pour effectuer sa DSN :
- Préparation des données : Rassemblez toutes les informations relatives aux salaires, aux cotisations sociales, aux contrats de travail, etc.
- Choix du logiciel de paie compatible : Assurez-vous d’utiliser un logiciel de paie qui prend en charge la DSN. De nombreux éditeurs de logiciels comme Silae proposent cette fonctionnalité.
- Paramétrage du logiciel : Configurez votre logiciel de paie en fonction des spécificités de votre entreprise et des exigences de la DSN.
- Génération de la DSN : Une fois les données correctement saisies dans le logiciel de paie, générez le fichier DSN. Le logiciel devrait avoir une fonction spécifique pour cela.
- Envoi de la DSN : Connectez-vous au portail net-entreprise.fr (ou tout autre portail désigné par l’URSSAF) avec vos identifiants. Téléchargez le fichier DSN généré à partir de votre logiciel de paie et envoyez-le via le portail sécurisé.
- Vérification des retours : Après l’envoi de la DSN, consultez régulièrement les retours pour vérifier si des erreurs ont été détectées. Si c’est le cas, corrigez-les dans votre logiciel de paie et générez une nouvelle DSN.
- Archivage des données : Conservez une copie de chaque DSN envoyée ainsi que les retours reçus pour vous conformer aux obligations légales en matière d’archivage.
N’oubliez pas que les modalités exactes peuvent varier en fonction de l’évolution des procédures de déclaration. Assurez-vous donc de consulter les ressources officielles et de suivre les instructions spécifiques fournies par les autorités compétentes.
Sanctions en cas de non-transmission ou de fausse déclaration
Non transmission de DSN : Si vous ne transmettez pas la DSN, vous risquez une pénalité de 19,32 € par salarié.
Retard de transmission de DSN : Si vous ne transmettez pas la DSN dans les délais obligatoires, vous risquez une pénalité de 58 € par salarié et par mois de retard (ou par fraction de mois de retard).
La pénalité est calculée en fonction de l’effectif inscrit lors de la dernière DSN transmise.
Si le retard est inférieur ou égal à 5 jours, la pénalité ne peut pas dépasser 5 796 € par entreprise et par an.
Oubli de déclaration d’un salarié : Si vous oubliez de déclarer l’un de vos salariés, vous risquez une pénalité de 58 € par salarié et par mois ou par fraction de mois de retard.
Elle est calculée en fonction de l’effectif inscrit lors de la dernière DSN transmise.
Pour éviter la pénalité, vous avez droit à 30 jours après la transmission de la déclaration pour régulariser.
Inexactitude dans les déclarations : Si vous déclarez de fausses rémunérations, vous risquez une pénalité de 38,64 € par salarié.
Si vous transmettez de fausses informations sur vos salariés, vous risquez une pénalité égale à 12,76 €.
Pour éviter la pénalité, vous avez droit à 30 jours après la transmission de la déclaration pour régulariser.
Ce qui change dans la DSN en 2024
Intégration dans la DSN du montant net social
Déjà inscrit sur les fiches de paie depuis juillet 2023, pour chaque salarié, le montant net social correspond au revenu net calculé à partir de tous les revenus bruts du salarié (salaires, indemnités, allocations, prestations…) dont est déduit la totalité des cotisations et contributions sociales légales obligatoires. Il sert de base pour les demandes de revenu de solidarité active (RSA) et de prime d’activité.
Déclaration des heures supplémentaires exonérées
Elles sont à déclarer non plus dans la rémunération nette fiscale mais dans un bloc concernant les éléments de revenu calculé en net.
Indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS)
Incluses dans la rubrique du prélèvement à la source (PAS) et versées en cas de temps partiel thérapeutique consécutif à un accident de travail ou une maladie professionnelle. Elles sont soumises au PAS pour 50 % de leur montant, lorsque l’employeur pratique la subrogation.
Il est indispensable pour les entreprises de s’assurer de la qualité des données transmises via la DSN et de se tenir informées des évolutions réglementaires pour rester conformes aux obligations concernant les déclarations et paiements des cotisations sociales.
Pour éviter tout oubli, retard ou inexactitude dans sa déclaration entrainant des sanctions, il est parfois plus prudent de se faire accompagner par un expert tel que Ma Solution Paye qui saura analyser vos spécificités afin de vous aider à paramétrer et mettre en œuvre vos premières DSN.