La gestion des congés et des absences au sein d’une entreprise peut se révéler très complexe. Entre le calcul des droits à congés, la mise à jour régulière du planning des absences ou le suivi de l’évolution du cadre légal, il est parfois difficile de s’y retrouver. Pourtant, il existe des moyens de gérer les congés et les absences simplement et efficacement.
Les enjeux de la gestion des congés et absences
La gestion des congés et des absences a pour but :
– de simplifier le processus de demande de congés et de validation d’une absence ;
– de donner aux collaborateurs plus de visibilité sur leur solde de congés ;
– d’assurer la fiabilité des informations transmises aux salariés ;
– de partager un planning de congés disponible pour tous ;
– d’éviter les erreurs de comptabilisation
Les différents types de congés
Les congés les plus courants :
– Les congés payés ;
– Les congés sans solde ;
– Les arrêts maladie ;
– Les congés parentaux ;
– Les absences pour mariage, naissance ou décès d’un proche ;
– La récupération d’heures supplémentaires.
Les congés spéciaux :
Les congés spéciaux sont en supplément des congés payés et des jours fériés. Ces congés sont encadrés par le Code du travail, une convention collective, un accord de branche ou d’entreprise. Les congés spéciaux peuvent être pour :
– raisons familiales ;
– création d’entreprise ;
– projet de transition professionnelle ;
– convenances personnelles ;
– activités civiques et sociales.
Les astuces permettant de gérer les congés et les absences plus sereinement
- Anticiper les périodes de congés pour bien préparer les plannings et les back-ups éventuels.
Il revient à l’employeur de maîtriser l’organisation des congés payés au sein de son entreprise. Et pour cause, un départ massif et mal géré de salariés ne sera pas sans poser de problèmes d’organisation.
Il est important de pouvoir anticiper les absences afin d’assurer le roulement du personnel. Pour cela, il incombe aux managers de centraliser les demandes de congés de chaque collaborateur et d’organiser les absences de chacun afin d’assurer une continuité d’activité. Un planning de congés est inévitable car il facilite la vision globale des congés des salariés et assure que tout concorde dans les absences.
- Fixer des règles de base et bien communiquer sur sa politique de congés auprès des collaborateurs.
Une bonne gestion des congés passe avant tout par des règles de base bien établies qui permettront de gérer les congés plus facilement et équitablement. Par exemple, pour l’attribution des congés, il est possible de déterminer des critères de priorité comme l’ancienneté ou la situation familiale des collaborateurs.
En cas d’activité en continue, l’entreprise peut définir une règle permettant de limiter le nombre de salariés qui peuvent prendre des congés en même temps ou de fixer un nombre maximum de semaines de congés consécutives. La diffusion de ces règles auprès des salariés limitera tout risque de contestation de ces derniers.
- Faire de la digitalisation un levier de performance
Le suivi des congés est une tâche tellement pénible qu’il est naturel de vouloir en digitaliser la gestion.
Pour cela, il existe des solutions spécialisées RH simple à prendre en main qui offrent des fonctionnalités de gestion de congés et d’absences avancées.
- Communiquer auprès des équipes
Il est important de former les managers à comprendre l’importance d’une gestion efficace des congés et les encourager à utiliser les outils mis à leur disposition et à recueillir régulièrement des feedbacks des collaborateurs sur les politiques de congé afin de les ajuster si nécessaire aux besoins de l’entreprise et des salariés.
Les avantages d’un logiciel de gestion de congés
- L’automatisation des tâches chronophages
La gestion administrative du personnel dans tous ses aspects peut prendre énormément de temps. L’automatisation des processus de validation simplifie et accélère la validation des absences et congés et réduit les délais de prise en compte des demandes des collaborateurs.
- Le gain de temps
Avec un logiciel de gestion des congés, les démarches vont être simplifiées instantanément, grâce à l’automatisation d’une part, mais aussi grâce à la centralisation de toutes les données des collaborateurs de l’entreprise. Cela permet ainsi de ne rien perdre et d’éviter les oublis.
- Une meilleure gestion des équipes
Avec une solution de gestion des absences, il devient facile pour un manager de connaître toutes les dates de congés de chaque salarié et d’avoir des plannings consultables avec une vue d’ensemble sur tous les congés demandés et reçus par les salariés.
- Faire le lien avec la paie
Une solution RH facilite la centralisation des données et le traitement de la paie. Par exemple, lorsqu’un salarié prend un congé, son solde évolue. Cette évolution doit être calculée et doit figurer sur la prochaine fiche de paie. Avec une telle solution, le calcul du solde, l’ajout des variables de paie ou l’avance de salaire sont automatiques grâce aux différentes informations détenues sur le salarié.
Témoignage utilisateur
Audrey Alcourt, Responsable administrative et financière des sociétés Promosoft Informatique et AMMI DSI, partage son expérience utilisatrice de la solution My Silae.
Depuis combien de temps les sociétés Promosoft Informatique et AMMI DSI utilisent-elles la solution de gestion des absences Silae ?
Nous sommes équipés de la solution Silae depuis 2019. Auparavant, nous fonctionnions à la demande sur papier. En digitalisant cette tâche, nous avons considérablement minimisé le risque d’erreurs dans la saisie des plannings et des bulletins de salaires.
Quels autres bénéfices tirez-vous de votre solution RH collaborative ?
La gestion digitale des congés qu’offre Silae permet à nos managers et à notre service RH d’avoir une visibilité claire et instantanée des plannings et des demandes de congés. Cette fonctionnalité permet ainsi d’assurer une meilleure gestion du personnel et d’éviter les chevauchements d’absences pouvant ralentir ou bloquer l’activité de nos deux entreprises, qui se doivent d’être disponibles pour assurer l’assistance de nos clients.
Autre bénéfice, avec la dématérialisation des demandes de congés, il n’y a plus de risques de perte de demande comme c’était le cas auparavant en version papier, et les données restent confidentielles.
Enfin, cette mise à disposition d’un outil digital aux collaborateurs a permis aux RH de se décharger de tâches à faible valeur ajoutée. Elles n’ont plus à intervenir manuellement dans la gestion des congés.
Et comme avec My Silae, les congés et les absences sont nativement intégrés à la paie, la préparation des bulletins de salaire est ainsi automatisée et simplifiée.
Et pour les collaborateurs ?
Grâce à l’application My Silae, les vingt-cinq salariés ont gagné en autonomie dans la gestion de leurs congés. Ils peuvent visualiser leur planning, consulter leur solde de congés mis à jour automatiquement et poser directement une demande sans avoir besoin de s’adresser à leur service RH. Comme la solution fonctionne en version SaaS, ils ont accès à leurs données n’importe où et n’importe quand, ce qui représente un atout non négligeable à l’heure de la généralisation du télétravail et de la mobilité.
En suivant ces bonnes pratiques, une organisation peut améliorer significativement sa gestion des absences afin que celle-ci bénéficie à la fois aux employés, aux ressources humaines et à l’entreprise.
Si vous avez besoin de conseils dans l’acquisition d’une solution de gestion de congés, n’hésitez pas à vous rapprocher d’un expert de la paie tel que Ma Solution Paye qui saura vous accompagner selon vos spécificités.